Stellenausschreibung Akkreditierte*r Parlamentarische*r Assistent

Wer unterstützt mein Team und mich im Kampf für Umwelt und Natur, saubere Energie und Klimaschutz? Ich suche für mein Abgeordnetenbüro im Europäischen Parlament in Brüssel zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n erfahrene*n Akkreditierte*n Parlamentarische*n Assistent*in in Elternzeitvertretung für die administrative Büroorganisation.

Aufgaben:

– Bürokommunikation: Annahme von Anrufen, Sortieren und Weiterleiten eingehender E-Mails, Beantworten von Einladungen, Dokumenten-Management, Terminorganisation und Kalenderpflege
– Vorbereitung der Rechnungsprüfung: Vorbereitung der jährlichen Rechnungsprüfung durch fortlaufende Buchführung, Kategorisierung und Archivierung aller Rechnungen sowie Tätigen von Überweisungen nach vorheriger Freigabe
– Reiseorganisation: Buchen von Reiseverbindungen und Unterkünften, Verwaltung der Reisekosten, Buchen von Fahrdiensten
– Veranstaltungsorganisation: logistische Veranstaltungsplanung (z.B. von Ausstellungen, Pressefrühstücken, Besprechungen, Konferenzen), Raumbuchungen, Akkreditierung von Gästen, Verschicken von Einladungen, Buchen von Technik, Verpflegung u.a.
– Transparenzregister: fortlaufende Pflege meines öffentlichen Transparenzregisters über Treffen mit Interessenvertreter*innen („MEP Only“ Tool)
– Zusammenarbeit und Kommunikation mit der Parlamentsverwaltung
– Pflege meines Adressbuchs und meiner Kontakte in Outlook und Excel
– Erstellen des morgendlichen Pressespiegels
– Teilnahme an Bürobesprechungen und Telefonkonferenzen sowie an Teamtreffen

Voraussetzungen:

– Deutsch und Englisch als Arbeitssprachen vorausgesetzt; Französischkenntnisse von Vorteil
– Nachweislich Erfahrung mit administrativer Büroorganisation
– Zwingend erforderlich: Erfahrung mit den Arbeitsprozessen eines Abgeordnetenbüros im Europäischen Parlament, Kenntnisse der Arbeitsabläufe und der Verwaltung im Europäischen Parlament vorausgesetzt
– Hohe Kompetenz in der Organisation und Priorisierung von Arbeitsprozessen, ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Verlässlichkeit und Schnelligkeit
– Sicherer Umgang mit gängigen Office- und IT-Programmen
– Bereitschaft zu Dienstreisen, u.a. alle drei bis vier Monate zur Plenarsitzung nach Straßburg

Stellenumfang:

Es handelt sich um eine bis Oktober befristete Vollzeitstelle, die ab Oktober zu einer Elternzeitvertretung verlängert wird. Die Vergütung erfolgt auf Grundlage der Gehaltstabelle des Europäischen Parlaments für Akkreditierte Parlamentarische Assistent*innen.

Bewerbungsprozess:

Wenn Du Lust auf einen abwechslungsreichen Job mit viel Eigenverantwortung in einem internationalen Umfeld hast und gerne in einem motivierten Team arbeiten möchtest, dann schick uns deine Bewerbung bestehend aus tabellarischem Lebenslauf und Motivationsschreiben als PDF-Datei bitte nur per E-Mail an:
jutta.paulus(at)europarl.europa.eu

Bei Rückfragen wende Dich gern an jutta.paulus[at]europarl.europa.eu
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Jutta Paulus und Team